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《机关文字工作五十讲》

材料如同原料，没有材料的写作就好比无米之炊。充分占有材料是机关文稿写作的基础。

秘书工作者要胜任机关文字工作，就必须在搜集材料方面下功夫。

一、研究工作，善于鉴别。搜集材料的途径非常多，可以读书看报、阅读文件资料，可以去图书馆、档案馆查找，还可以上互联网利用搜索引擎通过关键词进行检索。面对大量的材料，哪些是重点，哪些是精华，哪些是有用的，需要善于鉴别。这种鉴别材料的能力从哪里来呢？只能从实际工作中来。因此，秘书工作者对于本单位工作，不仅要了解和熟悉，而且要深入研究。既要了解本单位工作的发展历史，也要熟悉本单位工作所处的现状，还要把

握本单位工作的前进方向。尤其是党和国家的方针政策，上级机关的部署要求，基层面临的情况问题，横向兄弟单位的创新做法和新鲜经验，都要统筹兼顾、融会贯通起来，结合本单位工作实际深入思考研究，从而不断明确本单位工作的方向、思路和重点。有了这个基础，就有了一把标尺、一种眼光、一项能力，搜集材料就能去伪存真、去粗取精，发现真正有用的好东西。

二、围绕中心，兼收并蓄。搜集材料的范围虽然广泛，但必须以本单位工作为中心，搜集到的材料应该具有内在的关联性，在这个前提条件下多多益善。因此，在把握本单位工作动态的同时，对于上级的新精神新要求、基层的新情况新问题、横向单位的新做法新经验都要给予密切关注。要重点阅读年度工作总结报告、重要会议领导讲话稿、理论专题文章、典型经验介绍、调查报告等有关材料。这些材料有的回顾历史、展望未来，有的分析形势、部

署任务、明确方向，有的谈认识、讲措施、提要求，有的梳理历史事件脉络、剖析现实存在问题、提出具体对策建议，内容广泛、全面、深刻，具有较强的现实针对性，是我们了解这方面工作的生动教材。这些材料综合性强、信息量很大、阐述分析比较深入，经常阅读不仅可以掌握各方面情况，而且还可以培养思维能力，而这正是秘书工作者提高写作能力关键之所在。

三、及时阅读，消化吸收。碰到一篇好材料，有人复印收藏，有人剪辑粘贴，有人摘录卡片，有人拷贝归档。如果不及时阅读消化，简单地把搜集材料等同于储存材料，则上述方法的不足之处就会显现出来。一方面材料的分类、存储、检索本来就比较困难，另一方面当你接受写作任务时还得花费大量的时间去翻检和阅读这些材料，难以立即进入写作状态。所以，碰到好的文章材料，首先要抓紧时间阅读，不仅要了解材料的主要内容，还要着重把握

材料的精神实质，尤其是其中新颖的思想观点、思路方法、框架结构等，这些都要反复领会、做好笔记、消化吸收，努力把文章材料的精华养分内化于心，通过大脑这台高超的“计算机”

进行深加工，在此基础上创造形成自己的新思想新观点。古人“熟读深思子自知”是有道理的。也就是说，搜集材料不能满足于找到材料然后放在抽屉里，而是要通过阅读消化吸收最终装进自己的脑子里，只有装进自己脑子里的材料才是管用的。

四、平时为主，临时为辅。“台上一分钟，台下十年功。”搜集材料也必须依靠平时积累，机关文稿写作与搜集材料也是这种“一分钟”与“十年功”的关系。材料以平时搜集为主，可以减少临时搜集的忙乱和压力，临时搜集材料只能作为一种有益补充。即使是领导临时交待要求搜集某一个方面的材料，只要平时注意积累，就一定会提高办事效率。如果等到要动笔写作的时候才去搜集材料，那就被动而且为时已晚了。所以，秘书工作者务必平时注意大量阅读材料，并认真做好笔记，及时消化吸收，把大量的基础性准备工作分散到平时去完成，一旦接受写作任务，大脑就会立即进入思考状态，材料已经在脑子里都是现成的，写作自然是水到渠成、信手拈来、倚马可待。否则就要临时抱佛脚，要花费大量的时间和精力去找材

料、阅读材料，从而势必影响整个写作的进度和完成任务的质量效率。

五、融会贯通，推陈出新。搜集材料的目的在于运用。运用材料有直接引用、间接引用

和化用等不同的方式。直接引用别人的思想观点需要加上双引号并注明出处，一篇文章里直

接引用的材料总是有限的。间接引用别人的思想观点既不加双引号也不注明出处，有时以别

人的口吻进行转述，有时则是用自己的语气直接陈述，在一篇文章里如果间接引用的材料过

多就会有抄袭之嫌，文风的问题往往也会由此产生，这是需要秘书工作者高度重视并引以为

戒的。化用是他为我用、推陈出新的一种处理方法，是运用材料的最高境界。也就是说，我

们平时大量阅读别人的文章材料，认真消化吸收其精华部分，联系本单位的工作实际，经过

融会贯通并加以提炼、概括，最终形成自己的新思想新观点。这种新思想新观点，既吸收了

别人思想观点的合理成分，又思考了本单位工作的实际情况，是思想认识的一次创新、提高

和超越。写作是一项创造性的脑力劳动，搜集材料和运用材料当以化用创新为上。

西汉扬雄《法言·吾子》：“或问：‘吾子少而好赋？’曰：‘然。童子雕虫篆刻。’俄而曰：

‘壮夫不为也。’”扬雄是西汉著名的辞赋家，他如此回答别人对他的称赞，与其说是谦虚，

不如说是对于文章作用的否定。在中国历史上，民族之间的战争频繁不断。从军、戍边、建

功立业，以此报效封建王朝的思想，在文学创作尤其是诗歌作品中得到了比较充分的反映。

这种价值取向对于当时机关文字工作者也产生了深刻的影响，最为典型的就是东汉班超。根

据《后汉书·班超传》记载，班超原来在官府抄写文书，与今天机关文字工作性质差不多，

曾经扔掉笔叹息说，大丈夫应当到边疆去建功立业，争取封侯，哪能老在笔砚之间讨生活呢？

后来人们就用“投笔从戎”比喻弃文就武。这说明，怀疑机关文字工作的作用，历史上早有

其人。时至今日，也时常听到机关文字工作“无用论”、机关文稿写作“垃圾论”等一些负

面的观点。可以说，对于机关文稿写作、机关文字工作的功能，确实有一个如何认识和如何

看待的问题。这里只想谈几点感性认识。

一、机关文稿写作的第一个功能就是参谋

这是经过漫长的历史演变才形成的。早在春秋战国时期，先秦诸子如孔子、孟子等为了推广

自己的政治思想学说，采取的方法是周游列国，直接面见最高统治者，通过演讲、辩论、答

问等说服对方接受自己的思想观点，从而对于政治走向施加影响。思想自由、政治开放、百

家争鸣，成为这一特定历史时期的亮丽风景。但是，自从秦始皇统一中国，建立起中国历史

上第一个封建王朝之后，情况就发生了根本性的变化。皇权神授，皇帝作为上天之子，具有

无上权威。皇帝高高在上，九重宫阙，庭院深深，一般知识分子面见圣上比登天还难。但是，

中国知识分子“为天地立心，为生民立命，为往圣继绝学，为万世开太平”（北宋张载语）

的人格精神，促使他们不畏艰险，必须与最高统治者就治国安邦等重大问题沟通思想。屈原

“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索”（《离骚》），杜甫“致君尧舜上，再使风俗淳”（《奉赠

韦左丞丈二十二韵》）,都是这种政治理想的生动写照。封建社会历朝历代的知识分子与最高

统治者之间的思想沟通，已经不可能再像春秋战国时代那样直接面对面了，于是书表、策论、

奏折等文章自然而然地承担起间接沟通思想的重任。历代政治家很多也是辞章家，他们既有

远大的政治抱负，也特别善于言辞表达，书表、策论、奏折之类公文之中产生了为数不少的

雄文，如李斯《谏逐客书》、贾谊《过秦论》、晁错《论贵粟疏》、诸葛亮《出师表》、李密《陈

情表》等都是历代散文中的名篇佳作。还有生活在民间的广大知识分子，“风声雨声读书声

声声入耳，家事国事天下事事事关心”，他们关心国家大事尤其是民生疾苦，通过著书立说，

批判现实黑暗，开展舆论监督，表达崇高理想，对于当政者也产生了正面积极的影响。所有

这些，归纳起来，就是通过文章与统治者进行思想沟通，对于统治者的决策施加影响，用北

宋司马光的话来讲也就是“资治通鉴”。文章的资政作用，古往今来一脉相承，本质上是一

致的。今天的机关文稿种类很多，从政策形成过程看，包括调研报告、会议讲话稿、政策文

件等三个大的方面。其中，调研报告属于决策的前期分析，领导讲话稿属于酝酿统一思想，

政策性文件则是决策的具体文字表达。机关文字工作者自始至终都是在当参谋，为领导层进

行决策当好参谋。机关文稿参谋层次最高、内容最全、思路最明、作用最大，在各种参谋当

中地位无与伦比。

二、机关文稿写作的第二个功能是服务

在机关起草文稿尤其是讲话稿，为领导服务的功能不言而喻。文稿服务有主动与被动之分。

如果领导人事先有明确的写作思路，那么你只要认真地把领导的要求落实好、体现好、表达

好即可，这就是被动服务。而更多的情况是，拟稿人要先进行深入思考，率先提出写作思路

并送领导审阅确认，按照领导认可或者补充完善的提纲进行写作，这既发挥了自己的主观能

动性和参谋助手作用，又尊重了领导个人的要求，这就是主动服务。文稿服务的质量有高低

之分。高质量的文稿必然带来高水平的服务，文字工作者务必在提高文稿质量方面下功夫。

这就要时刻站在领导人的角度立场，想领导人之所想，努力把领导人的思想表达好。这里还

有一个对于文稿的态度问题。一般来说，拟稿人对于倾注着自己心血汗水的文稿怀有深厚感

情是可以理解的，但机关工作人员毕竟只是代拟，所以一定不能存在占有的思想，充其量只

能把它当作一个“产品”，而且“产品”的质量好坏不是自己说了算。在机关日常现实当中，

有的人把自己执笔起草的文稿当作自己的孩子，甚至于当作自己的私有财产，不管是谁进行

了修改，他都会感到很不高兴很不舒服。这是大可不必的。我的想法是，把机关文稿当作自

己的产品，拟稿人作为这种特殊产品的“生产”者，出手“产品”而可以留住方法。这就好

比一家老字号的中药厂，生产药品可以出售，但药品的配方是不会出售的。年轻同志到机关

从事文字工作，一定要注意在实践中不断总结出属于自己的“配方”，有了独家“配方”，你

到哪里工作都会大有用武之地。

三、机关文稿写作的第三个功能是保障

在机关工作，保障的对象层次有高有低，保障的内容多种多样，保障的方式有明有暗。有的

人特别注重表面的、明显的、简单的保障，具有这些特征的保障工作一是简单易做，二是效

果显露，三是汇报方便，总之能够让领导看得见，所以总是有人抢着干。可是，机关文稿的

保障功能，情况要复杂得多。以省人大常委会工作报告起草为例，省人大各专门委员会的工

作都要照顾到，要处理好人大常委会与“一府两院”的关系，要考虑省人大代表的评价，还

要让作报告的常委会领导同志满意，所有这些方面都是文稿保障的内容范围，要让各个方面

都认可，确实非常不易。再譬如，你为别人办了一件具体的事情，办得努力、高明、成功，

换句话说也就是保障得比较到位，最后别人肯定会客气地向你表示感谢，甚至于还要说一声

“你辛苦了”之类的话。但是，你起草一篇综合性很强的大稿子，焚膏继晷，苦思冥想，绞

尽脑汁，在这个过程中付出的脑力艰辛，你既无法在别人面前予以再现，恐怕也不好意思专

门向领导汇报详情。一般人无法了解你的艰辛与努力，也无法欣赏你聪明才智的结晶。更为

主要的是，从事文字工作，任务重、要求高、压力大，整天都在沉思默想，只能埋头苦干，

根本没有时间去宣传自己，有时为了把文稿写好竟然在领导面前据理力争，表现出十足的书

生气。如果碰到爱才识才的领导，则书生气十足未必就是坏事，他会认为你有才能、敢担当、

为人正直。如果碰到只看表面现象和只做表面文章的领导，书生气十足的后果就会令人担忧，

文字工作者的前途就有可能重复北宋词人柳永“且去填词”（宋仁宗语）而“由是不得志”

的命运。

办文、办事是目前机关工作的两大类别。对于领导而言，办文、办事犹如鸟之两翼、车之双

轮，不可偏废。站在文字工作者角度看，一是要苦练内功，修行到家，以高质量高水平的文

稿服人、立足、存世；二是在埋头苦干的同时也要抬头问路，要善于学习借鉴别人办事的经

验，这样一来才能文武双全、全面发展；三是不要简单地进行攀比，无论在内容还是在方法

以及在表现形式等各个方面，文字工作与其他事务性工作都有明显的区别。千万不可把自己

写文章的长处与别人写文章的短处进行比较，从而肯定自己而否定别人。要提倡办文者兼顾

办事，办事者兼顾办文，也就是说，文字工作者也要学会办事，事务工作者也要或多或少地

搞点文字。也就是要统筹兼顾，在发挥个人长处的同时，实现人的全面发展。

总之，机关文稿写作一直在发挥着参谋、服务、保障的作用，它不仅与历史的脉搏紧密相连，

而且清晰地感受到时代的风雷激荡。

问渠那得清如许——浅谈机关文稿写作的准备

作者：何新国

朱熹《观书有感二首（其一）》：“半亩方塘一鉴开，天光云影共徘徊。问渠那得清如许？

为有源头活水来。”中国当代著名古典文学专家、文艺理论家、诗人、书法家霍松林先生在

鉴赏这首诗时写道，“‘方塘’由于有‘源头活水’不断输入，所以永不枯竭，永不陈腐，永

不污浊，永远深而且‘清’，‘清’得不仅能够反映出‘天光云影’，而且能够反映出它们‘共

徘徊’的细微情态”（参见《宋诗鉴赏辞典》，上海辞书出版社1987年12月第1版第1118

页）。宋诗富有“理趣”，朱熹又是一个哲学家，这首诗写景状物的同时寄寓了人间事物的深

刻道理，至今仍为人们广泛传诵和引用，是公认的好诗。读这首诗，我们可以把其中的道理

联想推广到生活中的诸多方面。这里，只想结合机关文稿写作简要地谈谈从此引申出来的一

些想法。

记得我刚到省里机关工作时，非常羡慕有的同事写作机关文稿不仅出手快而且质量高，

而对于那些文思敏捷的领导同志则近乎顶礼膜拜了。刚开始那几年，我对于机关文字工作高

手的认识，只停留在技术层面，一直以为他们不过是对于机关各种文稿的写作技巧非常熟悉

罢了。可是，我读大学、做研究生学的都是中文，对于各种文章的写作技巧不可谓不懂，可

为什么刚到机关那几年在文稿写作方面一直上不了手呢？即使勉强接受任务进行写作，结果

要么缺乏深度，要么缺乏高度，要么缺乏新意，而且内容总是平淡无奇。经过进一步思考，

我开始认识到自己与机关文字工作高手之间的差距，不在文章技巧，而主要在于思想认识水

平。譬如，对于同样一件事情，我可能总是熟视无睹而看不出其中所蕴藏的玄机，但文字工

作高手则往往能洞察事物本质而有更多的联想，从而在更高的层面认识和把握问题。这里面

有机关文字工作思维习惯的问题，需要经过长期的训练才能适应这方面的工作要求。也就是

说，文字高手的思维能力、认识水平、谋划方法，其实都已经与领导要求、工作要求、文稿

要求比较接近，所以他们起草的文稿自然也就又好又快。毛泽东同志早就说过，“人的正确

思想是从哪里来的?是从天上掉下来的吗?不是。是自己头脑里固有的吗?不是。人的正确思

想，只能从社会实践中来，只能从生产斗争、阶级斗争和科学实验这三项实践中来。人们的

社会存在，决定人们的思想”（参见《毛泽东文集》第八卷，人民出版社1999年6月第1

版第320页）。这段非常著名的论断，我其实早就知道了，但我没有及时想起并运用它，以

至对于文字工作高手和领导们的思想认识水平产生了种种神秘感，后来又过了一段岁月，才