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XX单位档案分类编号方案、机关文件材料归档范围和档案保管期限表
一、编制依据
根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)、《机关档案管理规定》(国家档案局令第13号)、《科学技术研究档案管理规定》(国家档案局令第15号)、《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79号)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822)、《文书档案案卷格式》(GB/T9705)、《档号编制规则》(DA/T13)、《档案著录规则》(DA/T18)、《归档文件整理规则》(DA/T22)、《建设项目档案管理规范》(DA/T28)、《照片档案管理规范》(GB/T11821)、《数码照片归档与管理规范》(DA/T50)、《录音录像档案管理规范》(DA/T78)等相关规定编制。
二、档案分类方案
（一）门类划分
本机关档案门类划分为文书（WS）、科技（KJ）、会计（KU）、人事（RS）、专业（ZY）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、业务数据（SJ）、公务电子邮件（YJ）、网页信息（WY）、社交媒体（MT）、实物（SW）等13个一级档案门类；
科技档案分为科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、设备（KJ·SB）3个二级门类；
会计档案分为会计报表（KU·1）、会计账簿（KU·2）、会计凭证（KU·3）、其他会计档案（KU·4）4个二级门类；
专业档案分为××（）、××（）……×个二级门类。
（二）分类方法及档号结构
1.文书档案按照年度、保管期限等分类项进行分类。
档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-件号
例：J001-WS·2022-Y-0001
2.科技档案按照年度（或课题、项目、型号）、保管期限等分类项进行分类。
档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度（目录号、课题号、项目号、型号）-保管期限代码-案卷号-件号
例：J001-KJ·JJ·2022-Y-001-0001
以件为单位整理的，参照文书档案执行。
3.专业档案按照类别、年度、保管期限等分类项进行分类。
档案号结构为：全宗号-档案门类代码·二级类别号·年度-保管期限代码-案卷号-件号。
例：J001-ZY·SS·2022-Y-001-0001
以件为单位整理的，参照文书档案执行。
4.照片、录音、录像、业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体、实物档案按照年度、保管期限等分类项进行分类。
档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-件号。
例：J001-ZP·2022-Y-0001
5.会计档案按类别、年度、保管期限等分类项进行分类。
档号结构为：全宗号-档案门类代码·二级类别号·年度-保管期限代码-案卷号-件号
例：J001-KU•01•2017-Y-001-001
（三）编号规范
档号按照分类方法分段组成，上、下位代码之间用连接号“-”（短横）连接，同一级代码之间用间隔号“·”（小圆点）隔开。连接号和间隔号各占半个字位置，上下居中。
1.全宗号：采用4位数字或者字母与数字的结合标识，本机关全宗号为J001。
2.档案门类代码：采用2位字母标识。存在二级门类的，采用2位字母或数字标识，中间用“·”隔开。
3.年度：采用4位数字标识。
4.目录号、课题号、项目号、型号：采用3位数字或字母与数字的组合标识。本机关基建档案项目号按001、002……顺序编列。
5.保管期限代码：采用字母或字母与数字的组合标识。保管期限永久、定期30年、定期10年分别以代码Y、D30、D10标识。
6.案卷号：采用3位数字标识，不足3位的前面用“0”补足。
7.件号：采用4位数字标识，不足4位的前面用“0”补足。
三、各门类文件材料归档范围和档案保管期限表
（一）文书档案的归档范围和保管期限
1.归档范围和不归档范围
（1）文件材料归档范围
①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
④其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（2）不归档范围
①上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
②本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
③同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
④下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
2.文书档案保管期限表
序号 内 容 保管期限
1 本机关党组会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久
2 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料
2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久
2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年
3 机关联合召开会议的文件材料
3.1 本机关为主办的
3.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久
3.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年
3.2 本机关为协办的
3.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年
3.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年
4 上级机关、上级领导检查、视察本单位工作时形成的文件材料
4.1 重要的 永久
4.2 一般性的 30年
4.3 本机关工作汇报材料 30年
5 本机关业务文件材料
5.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料 永久
5.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示
5.2.1 重要业务问题的 永久
5.2.2 一般业务问题的 30年
5.3 机关联合行文的文件材料
5.3.1 本机关为主办的
5.3.1.1 重要业务问题的 永久
5.3.1.2 一般业务问题的 30年
5.3.2 本机关为协办的
5.3.2.1 重要业务问题的 永久
5.3.2.2 一般业务问题的 30年
5.4 本机关编辑、编写的文件材料
5.4.1 大事记、组织沿革等 永久
5.4.2 简报、情况反映、工作信息等 10年
*5.5 行政管理、执法活动中形成的文件材料
*5.5.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久
*5.5.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等 永久
*5.5.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
*5.5.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料 永久
*5.5.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久
*5.5.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永久
*5.5.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年
*5.5.4 行政管理工作中形成的备案文件材料 10年
*5.5.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
*5.5.5.1 重要的 永久
*5.5.5.2 一般的 30年
5.6 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
5.6.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久
5.6.2 年度以下的计划、总结、统计材料 10年
5.6.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久
5.6.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年
5.7 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料 永久
6 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料
6.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久
6.2 人事工作制度、规定、办法等文件 30年
6.3 人事任免文件 永久
6.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
6.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的 永久
6.4.2 受县级以下表彰、奖励的 30年
6.5 对本机关有关人员的处分材料
6.5.1 受到警告（不含）以上处分的 永久
6.5.2 受到警告处分的 30年
6.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久
6.7 人事考核、职称评审工作文件材料 永久
6.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久
6.9 职工名册 永久
6.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料
6.10.1 工作报告、总结，换届选举结果 永久
6.10.2 重要专项活动的报告、总结等 永久
6.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料 永久
6.10.4 情况反映、工作简报 10年
6.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
6.11.1 重要的 永久
6.11.2 一般的 30年
6.12 保卫部门的安全检查、调查记录 10年
6.13 本机关处理人民来信来访的文件材料
6.13.1 有领导重要批示和处理结果的 永久
