浅谈如何写好行政公文

行政公文是公司依法行政和进行公务活动的重要工具，体现了公司的意志和意图。它是公司进行企业管理的重要工具；也是各项目部、各单位了解公司意图，按照公司意志进行施工生产的重要依据。随着公司的发展，如何进一步提高公文水平，促进公文规范化、标准化，逐渐成为我们不得不面对和解决的问题。本人自2017年7月从事秘书工作以来，就与行政公文结下了不解之缘。通过两年多的学习、摸索和实践，对如何写好行政公文有了深刻的体会和认识，在这里写出来与大家共勉。

一、公文知识概述

公文是公务文书的简称，有狭义和广义之分。广义的公文是指政府机关、群众团体、企事业单位在处理公务活动中，按一定的程序和要求制作和使用的内容系统、体式完备的各种文书，包括行政公文、事务文书等。狭义的公文是指“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书”^①，也就是《国家行政机关公文处理办法》中规定的13类公文。

公文种类简称文种，是公文标题三要素中不可缺少的要素之一。行政机关公文的主要种类有以下这13种：命令、决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、公告、议案、通告。我们在日常管理中使用得比较多的是通知、报告、请示、函、会议纪要。

二、公文写作

公文具有严格的标准和规范，每一种公文都有它独特的行文规则。写好一篇公文， 不仅要有一定的文学功底，了解企业综合情况，正确领会制发者的意图，还要根据不同文种采用不同的写作方法。下面，就常用的“通知”等5类常用公文的写法，谈谈我的想法。

（一）通知

通知，是我们使用频率最高的文种。通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。我公司印发的各种通知归纳起来可以分为印转发性通知、周知性通知、指示性通知、事务性通知等。

1、印转发性通知

标题由“发文机关+被印发或被转发的公文标题+通知”组成，也可省去发文机关名称。

正文须把握三点：一是，对印发、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；二是，写明所印发、转发文件的目的和意义；三是，提出希望和要求。

例如：

关于印发《管道二公司高致病性禽流感应急预案》的通知

公司所属各单位、各项目部：

目前我国部分地区出现了禽流感疫情，为保障公司全体职工的身体健康，公司根据管道局《关于做好禽流感防控工作的紧急通知》，制定了《管道二公司高致病性禽流感应急预案》，现印发给你们，望遵照执行。

公司要求各单位、各项目部组织职工学习，掌握禽流感防控措施，清楚应急程序，宣传禽流感防治知识，制定本单位、项目部禽流感应急预案，并将预案分别报公司应急指挥中心（总调度室）和防治高致病性禽流感应急领导小组办公室（质量安全环保部）备案，以确保公司各级应急反应系统在发生禽流感疫情时能及时、迅速、高效、有序地防控和应急处理。

二OO五年十一月十一日

（具体预案内容略）

2、周知性通知

这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚周知事项。

标题由“发文机关+事由+文种”组成，也可省去发文机关名称。

正文，先写通知的意义、目的和根据，后写通知的事项。

例如：

关于成立公司陕京二线六标段项目经理部的通知

公司所属各单位、机关各部室：

为确保公司承担的陕京二线六标段施工任务，在管道局项目经理部的领导下顺利组织实施，并加强施工及经营管理，优质、高效、安全地完成施工任务，经公司研究决定，成立公司陕京二线六标段项目经理部，并组成项目部领导班子

二OO四年二月二十六日

3、指示性通知

指示性通知带有政策性、倾向性，具有一定的强制性。

标题由“发文机关+事由+文种”组成，也可省去发文机关名称。

正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。

例如：

关于压力容器厂经营管理问题的通知

公司所属各单位、机关各部室：

为了保证压力容器厂正常运作，且具有一定的独立性，同时又使人力等各类资源实现优化动态管理。经公司研究决定，对压力容器厂实行项目管理体制运作，除质保体系及必须常设的管理及生产骨干外，其余人员实行动态管理，并全部办理项目工资关系。在经营管理上，公司视其为项目经理部独立考核兑现，考核兑现办法另行制定下达。

二OO五年四月二十二日

关于施工期间禁止探亲的通知

公司泰国项目部：

泰国燃气管道项目是中国石油的第一个东南亚国际工程项目，受到管道局、公司的高度关注。它的成功与否，将关系到中石油、关系到管道局在东南亚市场的开发和占领，其意义重大而深远。为了让广大参建职工完全投入到施工中，优质高效地完成施工任务，公司研究决定，在泰国工程施工期间，没有特殊原因，禁止职工家属探亲。

二OO六年一月十三日

4、事务性通知（例1、例2）

事务性通知，标题同样由“发文机关+事由+文种”组成，也可省去发文机关名称。

正文通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。

总之，写通知时应注意：第一，必须体现出公务特点，要有针对性；第二，通知事项必须具体明确，不能含混不清；第三，语言表达要准确、简明。

（二）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。项目工作报告的写法主要有以下几种：

1、综合性报告的写法

写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。

标题：事由加文种，如《关于2005年上半年工作情况的报告》；报告单位、事由加文种，如《管道二公司关于2005年度工作情况的报告》。

正文：开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。

2、专题报告的写法

专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。

标题：由事由、文种组成，如《关于我公司2005年清理法人实体工作的报告》。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。

正文：可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以“请审核”等语作结。（例：见管道二公司〔2005〕206号文件）

3、回复报告的写法 （例3）

标题：与前两种报告大体相同

正文：根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。

总之，写报告时要做到两点：一，情况要属实，回报工作、反映情况，不允许有半点虚假，必须真实。二，结构要清晰，特别是综合性报告，内容比较复杂，要围绕一个中心，分项分条表述，突出重点，详略得当；避免内容重复和交叉。

此外就，切忌在“报告”中夹带请示事项。

（三）请示（例4）

适用于向上级机关请求指示、批准。请示按请示目的分，可分为批准性请示和呈转性请示两类。在这里，我们对经常使用的批准性请示的写法进行探讨。

批准性请示内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。 批准性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。

请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，及概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。请示理由之后，许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。但有些极短小的请求也可不写。

请示内容是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，易下决心。

有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示批准的请示。请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。

请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦恭。请示结语的通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特些请示，请批复”等。

写请示应注意：一是，要“一文一事”单一明确，意见中肯，切实可行；二是，切忌“多头”请示，以防多头批示的内容口径不一致，也防止上级之间互相推诿，谁也不批；三是，坚持逐级请示，按照隶属关系逐级请示，一般情况不越级，因特殊情况需要越级请示，必须同时抄报被越过的上级机关。

（四）公函（例5）

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

公函写作要求：第一，一函一事，切忌一函数事；第二，要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼，切不可盛气凌人。公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。

标题：一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为《关于XX（事由）的函》；复函为《关于XX（答复事项）的复函》。

正文：一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“希尽快研究承复”，“敬请大力支持为盼”等。

（五）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、主持人、参加人等。第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：

1、集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。

2、分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后列上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。

3、发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。

三、事务文书

公司常用的事务文书主要有各类工作计划、工作总结、领导讲话、述职报告等。

（一）工作计划

工作计划，往往只在起草单位内要求执行，所以一般不以文件形式下发，因而除标题和正文外，往往还要在题下或文后标明“×年×月×日制定”字样，以示郑重。计划的标题也是“四要素”写法，其中哪一个要素都不应省略。由于计划是对一个单位或部门的全面工作或某一项重要工作的具体要求，所以写作相对而言要具体、详细些。开头，或阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要；主体，即计划的核心内容，阐述“做什么”（目标、任务）、“做到什么程度”（要求）和“怎样做”（措施办法）三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白。全面工作计划一般采取“并列式结构”（任务、措施分说）。结尾，或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召，当然也可不写结尾。

（二）工作安排

工作安排由“标题”、“正文”、“落款及时间”三部分组成。标题可是“三要素”写法，也可是“两要素”写法（省略机关名称）。正文，一般由“开头”、“主体”和“结尾”三部分组成；也有的省略“结尾”，“主体”结束，正文即随之结束。“开头”同计划的开头差不多，或阐述依据，或概述简明扼要。“主体”是正文的核心，一般包括任务、要求、步骤、措施四方面内容。在结构上可按这四方面内容分项来写；也可把任务和要求合在一起，把步骤和措施合在一起来写；还可以先写总任务，然后按时间先后顺序一项一项地写具体任务，每一项有每一项的要求及措施，要依据工作性质及具体内容来定。但不管怎样结构，其任务都要具体，其要求都要明确，其措施都要得当。

（三）总结

1、标题

总结的标题可以采用文件式标题，如《管道二公司 2005年度行政工作总结》；也可以采用双行式标题，如《努力提高管理水平  依靠管理创效益——管道二公司2005年度行政工作总结》。

2、正文

前言：一般介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价。开头力求简洁，开宗明义。

主体：应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结的核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分，标序加题，逐一写来。

结尾：作为总结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心信心等语作结，要求简短精练。

（四）述职报告

1、标题

述职报告的标题有四种写法：一是只写“述职报告”四个字；二是“XX年任XX职务期间的工作汇报”的公文写法；三是“XXX（姓名）XXX（职务）XX会议上的汇报（或报告）”的写法；四是新闻标题式的写法。

2、署名及日期，可以写在题下，也可以写在正文后。

3、正文：述职报告的正文包括三部分内容。第一部分是任职概况和述职评估，包括何时任职、工作变动情况、背景情况、岗位职责、目标及对个人尽职的总体估价、确定述职范围和基调。第二部分是尽职情况，这是述职报告的主体，主要写工作实绩、经验和问题。对于核心内容的写作，多数是按性质不同分成几个方面（可列小标题）来写，每个方面可先写实绩，后写认识和做法；也可先写认识和做法，后写实绩。但不管怎么写，都要实现个人的工作能力和管理水平，尤其是在处理敏感、棘手问题方面，以及突发事件或重大事件方面，更能表现出个人的素质、才能和领导水平。在具体业务工作中，党的方针、政策和公司的批示、部署的任务，是如何在自己分管的单位或部门得以贯彻实施的等等。第三部分是今后的设想和决心，要从实际出发，对今后工作在科学分析的基础上做出战略性规划，表明尽职的态度。

（五）领导讲话

写领导讲话，在文章结构上没有什么固定的规律可寻，但要注意以下几点：

一是起草领导讲话稿，不仅要言之成理，还要善于把“理”说白说透，将各种事理渗透到亲切、自然的语言诱导中，便于领导权威的自然贯彻，消除逆反心理，起到讲话应有的权威效果。

二是讲话作为一种鼓动、号召的手段，还必须讲求一些现场效应，努力与听众产生共鸣，才能起到应有的作用。要在讲话中适当增强语言的幽默性，这样不但会提高语言的艺术魅力，而且也会为领导者的风度增添异彩。当然讲话中使用幽默的方式、方法是多种多样的，需要灵活运用，以使领导讲话丰富多彩，独具魅力。

三是起草领导讲话稿，要将说理性与通俗性结合起来，使所要阐明的道理生动、明了，听众易于接受，从而起到讲话应有的效果。懂得灵活运用数字串连法、借题发挥法、引经据典法、用数字说明法等语言表达的技巧，使领导讲话有理有据，生动有趣，具有较强的吸引力。

四是避免雷同。领导人讲同一个问题，如果在这种情况下再重复讲，势必使听众失去兴趣，会场将产生无人关注的局面。起草人员应预先考虑到这一点，在避免雷同上下功夫，使领导讲话既全面又独特，紧紧抓住观众，收到好的效果。

五是独树风格。领导讲话最忌千篇一律地发表意见，平淡无奇。讲话要有自己的风格，才能抓住听众。撰稿人要在把握领导者思维、语言特点的基础上，发挥创造性，使领导讲话讲出自己的风格来。每个人所具有的异于他人的品格，异于他人的创造特点，就是其风格的具体体现。

例1：

关于召开二OO三年公司工作会议暨思想政治工作会的

通          知

公司所属各单位、各项目部：

二OO三年，公司国内外施工生产任务饱满而又繁重，在全体职工的努力下，圆满地完成了国内外各项工程建设。为了更好地适应局总分公司体制改革、搞好在建工程，进一步协调好施工生产，提高管理水平，进一步加强队伍建设，有效地调动各方面的积极性，争取良好的经济效益，公司决定召开工作会议暨思想政治工作会议。现将有关事项通知如下：

一、为了顺利召开会议，公司决定成立会议筹备组。筹备组组成如下：

组  长：才广兴

副组长：李厚明  李文华

会议筹备组下设秘书组和会务组，组成如下：

秘书组：彭亚军  张  健  刘宗亚  邓曲波  王春梅

会务组：孙景波

二、会议内容及形式：总结全年的生产经营工作，交流经验，开展经营活动分析；西气东输西部4、11标段和东部常长支线项目部、储罐安装公司、基地管理中心、公司财务部以多媒体形式进行工作汇报。思想政治工作汇报内容、形式及单位由党委工作部另行通知。

四、参加会议人员：公司领导、助理、副总师、各项目部经理和项目部书记、各单位党政负责人、机关各部室长。

五、会议时间及地点：

时  间：11月29日、30日共两天。

地  点：公司机关一楼会议室。

二OO三年十一月二十一日

例2：

关于开展2004年“安全生产月”活动的通知

公司所属各单位、各项目部：

每年的6月份为“全国安全生产月”。由***中央宣传部、国家广播电影电视局、国家安全生产监督管理局、中华全国总工会、共青团中央等单位联合组成“全国安全生产月”活动指导委员会（以下简称“指导委”），对2004年的“安全生产月”活动作出指示。按照“指导委”的方案和要求，结合公司的实际情况，将开展2004年“安全生产月”活动有关事项通知如下：

一、活动的指导思想

以实施《安全生产法》和贯彻落实全国安全生产工作会议精神为主线，以实施《国务院关于进一步加强安全生产工作的决定》（以下简称《决定》）和《安全生产许可证条例》（以下简称《条例》）及《中华人民共和国道路交通安全法》（以下简称《道路交通安全法》）为重点，强化全体员工的安全生产意识，营造“关爱生命、关注安全”的氛围。

二、活动主题

以人为本  安全第一

三、组织领导

公司2004年“安全生产月”活动仍由党委工作部、质量安全监督部、工会办公室共同组织。公司成立“安全生产月”活动领导小组，由下列人员组成：

组  长：杨荣春

副组长：姜炳元  张季滨  张继凯   

成  员：林久新  李松柏  王立军  胡建英  陈云生

“安全生产月”活动领导小组办公室设在质量安全监督部。

四、活动内容

1、主题宣传活动。活动期间，公司和各单位、各项目部要张挂宣传标语，办宣传专栏，公司闭路电视、公司报配合播放和刊载有关安全生产的录像和文章，形成浓郁的“安全生产月”活动氛围。

2、继续深入学习《安全生产法》、《道路交通安全法》和《决定》、《条例》。活动期间，各单位、各项目部要组织员工认真学习上述法律、法规，了解基本内容，掌握各自应遵守的条款，并组织讨论，对照检查单位和个人在工作中的执行情况。

3、基地各单位组织出一期安全月专题黑板报。板报内容要丰富多彩、主题要突出。公司将组织进行评奖。

4、开展“还我一片蓝天”绘画展览。“安全生产月”期间的6月5日是“6·5环境日”，公司学校将组织学生围绕环境保护进行以“还我一片蓝天”为主题的绘画，在公司巡回展出，以提高公司员工和亲属的环境意识。

5、开展“我为安全献一计”活动。各单位、各项目部组织员工向公司提出有关安全生产方面的意见、建议，对有价值的意见和建议，公司将进行奖励。

6、开展安全生产大检查。检查的重点是：

1）施工生产现场的安全措施（风险削减措施）是否到位；

2）施工生产现场是否存在事故隐患；

3）是否按本通知要求组织员工学习有关法律法规；

4）员工在作业中是否存在“三违”现象；

5）机动车辆的安全性能是否符合要求，驾驶员在行车中是否遵守《道路交通安全法》；

安全检查以各单位、各项目部为主实施，公司将组织抽查。

7、开展《道路交通安全法》知识答卷活动。活动期间，公司将下发知识答卷，由各单位、各项目部组织员工答题，对答题优秀者进行奖励。

五、各单位、各项目部按上述要求认真组织开展活动，活动情况于7月5日前报公司“安全生产月”活动办公室。

附件：“安全生产月”活动安排表

二OO四年五月十九日

例3：

关于上报《管道局第二工程分公司生活基地调整改造“十一五”规划》的

报              告

管道局：

根据局管道公共字〔2006〕1号文件精神及局财务计划处通知要求，我公司编制了《管道局第二工程分公司生活基地调整改造“十一五”规划》，现予上报，请审阅。

二OO六年三月六日

管道局第二工程分公司生活基地调整改造“十一五”规划（略）

例4：

关于中油管道二公司经济适用住房规划设计方案审查的

请       示

徐州市规划局：

我公司建设职工经济适用住房项目已列入国家经济适用住房建设投资计划，并列入市政府2004年度经济适用住房建设计划，该项目位于徐州市三环南路南侧我公司院内，总用地面积约4公顷。

根据规划局《建设项目选址意见书》和《选址图》，我们委托了徐州市规划设计院进行了规划设计，现向贵局申请审查，请批复。

二OO四年四月二十二日

例5：

关于推荐李募祥同志为“2001-2002年度国家级

工法审定委员会”委员的函

中国建筑业协会：

原是我公司副总工程师、高级工程师的王方文同志，有幸被贵协会聘为“2001-2002年度国家级工法审定委员会”的委员，但本人现已退休多年，在外做事。我公司现任工程技术部副部长李募祥同志，大学本科毕业，高级工程师，近年来，结合施工生产实际，总结编写了十几项工法，其中多项工法在中国石油天然气集团公司及管道局获奖，具备较高的技术素质。为了便于工作，我们冒昧建议贵协会改聘李募祥同志为“2001-2002年度国家级工法审定委员会”委员，望批准为盼！

二OO三年十月十日

①摘自2000年8月24日国务院发布 ，自2001年1月1日实施的《国家行政机关公文处理办法》

参考文献：

1、《应用文写作教程》，主编：路德庆，教育科学出版社出版

2、《GB/T9704—1999，国家行政机关公文格式，国家标准应用指南》，编者：房庆、李志祥、沙增斌，中国标准出版社出版

3、《秘书》，劳动和社会保障部、中国就业培训指导中心组织编写，海潮出版社出版

（本文获2005年度公司优秀管理论文三等奖）