如何加强基层单位的档案管理

作为企业的车间级基层单位的档案管理工作要不要抓，抓什么，怎么抓，是我们基层单位普遍存在的疑问。 档案工作很重要，无论是作为企业各级领导还是企业各级组织都有较高的认识。但是最基层单位的档案管理工作是否重要，就存在不同认识。一是一些人特别是基层领导认为档案工作的大单位，是上级主管部门、专业部门的工作，基层单位要不要无所谓。二是认为基层单位有价值的档案相对较少，单独设立一项工作岗位很麻烦。三是由于基层单位管理人员较少，工作烦杂，没有专门人员管理。四是认为档案工作专业性强，专业化程度高，一般人兼职人员干不了。终归一句话就是基层单位没有必要建立档案工作，也就造成了公司基层单位档案工作管理上的缺失，总体工作发展不平衡，不同程度的影响了公司的档案工作。要改变目前公司基层单位档案管理普遍薄弱的现象，促进公司档案工作整体上层次上水平。应从以下几个方面入手：

1、从宣传教育入手，提高认识，加强领导，形成全员重视基层单位档案管理工作的氛围。

一是抓重点，把基层单位的主要领导作为主要宣传对象，基层主要领导对档案工作的有效开展起着非常重要的作用，要加强宣传教育，提高认识，取得的重视与支持。二是抓日常，把开展档案的宣传教育工作贯穿到中心工作的始终，不能只是在档案日，年终岁尾才想起档案工作，档案工作是连续的不间断的工作，宣传教育工作也就要贯穿工作始终。三是抓时机，在重大涉及档案工作的节日纪念日等时机，掀起宣传教育的高潮。四是抓载体，要全员重视基层的档案工作，必须采取各种大家喜闻乐见的形式开展宣传教育，扩大覆盖面，提高总体认识水平。五是抓长远，任何工作的开展都不会一蹴而就，特别是基层档案教育和管理工作，必须扎扎实实，一步一个脚印的长期抓，反复抓。

2、以岗位设置和人员配备作为切入点，以因地制宜、灵活多样的管理方式，为基层档案管理工作提供保证。

一是针对基层单位管理人员少，承担的任务重，压力大的特点，应明确要求基层单位要设置档案管理岗位，配备兼职人员，提高兼职人员的经济待遇，使基层档案管理有岗位、有职责、有人员，有积极性。由于档案工作的连续性，兼职人员要相对稳定，由于工作调动等因素离开也要做到有序交接，对新接手的人员要扶上马送一程，确保档案工作连续性。

二是针对基层单位有效档案少，零散等特点，及时筛选精炼有效档案，收集整理，设立专门的档案柜收藏即可，不必设置专门的档案室、档案库等，增加基层单位负担。

三是与时俱进，采用现代化手段管理基层档案，基层档案管理应以电子化管理为主，纸板等实物档案为辅原则。减少档案在人员更替，办公地点的变化而丢失，遗落。档案管理人员及时储存、录入各类有价值的电子档案。

四是采取上下结合，以上级管理部门为主，以基层单位为辅的原则管理档案，档案管理还是应该以上级专门的档案管理部门为主，重要的涉及面广的还是应该有上级专业机构管理，基层单位档案管理只是在全局起到拾遗补缺的作用，有些对全局影响不大，但对本单位来讲是重要的档案要以基层单位管理为主。

五是各级领导要坚决克服短期行为，着眼长远。档案工作是复原历史的工作，也是为未来服务的工作，也是前任栽树后任乘凉的事业，在于长期积累，有的甚至积累几十年，许多当任领导和管理者并没有受益，但是，确实会为今后的工作和管理人员提供意想不到的收获，特别是在面临改革，人员和机构变化频繁的基层单位更有非常意义。
　  3、从加强制度建设起步，建立运行机制，确保基层档案管理工作长期有效的运行。

加强制度建设，建立良性运行机制是加强基层档案工作管理的关键和保证。首先，要建立和健全基层档案的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度。其次，要建立约束和激励机制。约束和激励机制可以促使基层单位档案管理人员和主要领导产生紧迫感和危机感，主动过问档案工作，激发重视档案工作主动性和积极性。第三，建立综合培训制度，提高基层单位档案兼职管理人员的业务水平。应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行教育培训。要坚持“学用结合，按需施教，重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。要给档案管理人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平，档案管理人员应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，并灵活运用到实际工作之中。第四，建立奖惩机制，细化考核监管，把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明，要建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。