办公室工作手册
20200602
第一节 各级办公室的功能和定位......................................................... 1
第二节 办公室工作的基本要求............................................................. 3
第二篇 办公事务......................................................................................... 7
第一节 会议管理..................................................................................... 7
第二节 公文管理................................................................................... 33
第三节 文字工作................................................................................... 80
第四节 资质证章管理........................................................................... 83
第五节 工作督办................................................................................... 89
第六节 信息工作................................................................................... 94
第七节 重大事项报告........................................................................... 98
第八节 行政值班................................................................................. 101
第九节 信访工作................................................................................. 103
第十节 保密工作................................................................................. 108
第十一节 档案管理............................................................................. 135
第十二节 新闻宣传............................................................................. 144
第十三节 对外捐赠............................................................................. 161
第三篇 行政事务..................................................................................... 162
第一节 公务接待................................................................................. 162
第二节 车辆管理................................................................................. 177
第三节 物业管理................................................................................. 194
第四节 固定资产管理......................................................................... 201
第一节 各级办公室的功能和定位
办公室工作范围主要包括人事管理、公文管理、会务工作、督查督办、综合协调、公务接待、机要保密、档案管理等方方面面的工作，是公司承上启下、联接左右的综合办事机构，是推动企业各项工作高效运转的桥梁和纽带，是企业的行政中枢，在企业内部管理中发挥着至关重要的作用。
第二节 办公室工作的基本要求
一、工作理念
（一）办公室工作无小事（核心理念）
办公室是企业的综合管理部门，在企业中处于特殊和重要位置，是领导的决策支持机构，是企业中各项工作、信息和管理职能的交汇处，也是企业对外的窗口。肩负着参谋助手的重要使命，肩负着服务、协调、督办的重要职责，肩负着推动全局工作的重要任务。办公室工作事关领导决策部署的落实，事关工作全局，要求办公室员工牢记这一理念，以高度的责任感、使命感和严肃认真的态度做好每项工作。
（二）牢牢把握“三条原则”（原则理念）
参谋不越位：发表观点直言坦诚，提出问题实事求是，当好参谋角色，到位不越位。
听话不传话：准确领会领导意图，正确传达领导指示，严格保守秘密，做到不乱传话，守口如瓶。
协调不主导：按照组织安排和领导意图协调落实具体工作，不以个人主观意志主导工作。
（三）做到“五个不让”（行为理念）
不让领导布置的工作延误：领导布置的工作要按期保质完成，不拖沓、不推诿、不延误。
不让工作差错发生在岗位：工作积极负责，认真细致，精通业务，规范程序，严格依法依规办理各项工作，不出差错。
不让需要办理的文件积压：各类文件收发、传阅及时，按期督办，分类科学，并将文件办理情况定期通报。
不让外来办事人员受冷落：外来办事人员到机关咨询办理业务，要做到来有迎声，走有送声，热情接待，耐心办事，让人满意。
不让企业的形象受到损害：举止文明，礼貌待人，作风严谨，办事公道，不利于团结的话不说，有损于形象的事不做。
（四）始终坚持“四个面向”（服务理念）
面向领导：积极主动为领导服务，在文稿起草、调查研究、提供信息、督查督办、提出对策性建议等方面，当好领导的“参谋部”和“智囊团”，优质高效落实领导安排的各项工作。
面向部门：积极为部门开展工作服务，做好对部门的综合协调和后勤保障，帮助部门加强外部关系的沟通协调，有效地协调好各部门之间的关系。帮助部门完成重要专业会议、重大活动的策划组织，高效推进公司各项工作和部门工作顺利开展。
面向基层：发挥桥梁纽带作用，加强对具体工作的帮助指导，发挥示范导向作用，积极帮助基层单位协调重大关系，帮助反映和解决热点、难点、重点问题。
面向员工：全力为员工工作、学习、生活提供优质服务，持续提高和改进服务质量，创造健康、舒适、安全的工作环境。
二、素质要求
（一）思想素养：讲政治，讲责任，讲奉献，讲自律。
（二）业务素养：懂政策，善协调，能沟通，知识全面，业务精通。
（三）心理素养：正直，豁达，坚韧，亲和。
（四）能力素养：具备三种能力——学习创新能力、综合协调能力、解决问题能力。
一、牢记理念
深刻认识、理解办公室工作理念，不断总结归纳工作经验，把握规律，指导实践。
二、注意方法
超前规划，重点突出，统筹兼顾，规范标准，注重协调，强力推进，追求卓越。
三、抓好专业
健全制度，建立标准，规范流程，加强培训，夯实基础，强化考核，不断提升。
四、讲究艺术
（一）统筹兼顾的艺术。抓住关系全局的大事，盯紧领导关注的要事，处理好日常工作。
（二）综合协调的艺术。原则性与灵活性并重，维护团结，解决问题，善于处理领导间、部门间、上下级间的矛盾与分歧。
（三）应急处理的艺术。超前谋划，做好预案，沉着应对，处置有序，处理有据。
（四）外部公关的艺术。精心策划，锲而不舍，方圆相济，有礼有节。
五、勇于创新
（一）创新是永恒的主题。不断解放思想、不断创新，才能不断进步。
（二）坚持追求卓越、追求完美的品质。
（三）明确创新的内涵。管理创新、机制创新、服务创新、作风创新。
（四）实现创新的途径。思考、借鉴别人好的经验和做法。自觉、主动适应新形势发展变化。不断发现问题，想办法解决问题。
第一节 会议管理
一、工作目标及主要作用
会议制度是对企业一系列重要会议进行体系化安排的规则集合，是企业工作规则的重要内容，直接反映企业治理机制，关系企业运转效能。会议管理的主要目的是：规范公司各类会议议事规则和决策行为,不断提高科学决策水平,促进公司健康发展。
二、总体工作要求及注意事项
（一）熟悉本单位的会议制度体系，根据任务特点选用恰当的会议形式、确定参会人员范围。
（二）周密部署，会议前期策划书保持动态调整（重要、大型会议要有备用方案）。严格按照公司保密规定，做好会议保密管理。
（三）起草重大、重要会议材料，应充分征集专业部门及分管领导的意见。在征集方式及时间的把控上，综合办公室主任应亲自督办，积极发挥协调作用，同时，注意减少会议材料篇幅，控制印制数量。
（四）会议筹备要厉行节约，不铺张浪费，不超标安排食宿。
三、几类会议的组织规则
（一）董、监事会、股东会议
按照《公司法》和公司章程具体规定进行。
（二）总经理办公会议
1.会议组织
召集主持：总经理
参会：公司领导班子成员。
列席：各部室负责人，根据议题内容，由主持人确定与议题相关的人员。
记录：办公室秘书
承办：综合办公室
时间：一般每月一次，也可由总经理根据实际情况，临时动议召开。
2.会议要求
（1）会议的议题文件可由相关职能部门起草。议题文件起草应在充分调查研究的基础上，科学论证，理据充分，意见建议明确。
（2）议题内容起草完成并提交会议研究之前，应征得提出议题建议的公司领导同意，并与参加会议的公司领导充分沟通。
（3）会议材料、记录、纪要、决定均为公司商业秘密，按照公司商业秘密管理规定执行。
（4）总经理办公会会议纪要由总经理签发，印发范围为公司领导班子成员及各部门，会议材料、记录由办公室秘书保存，定期归档。
（5）总经理办公会议决定的事项由各分管领导进行督办。
（三）年度（年中）工作会议
1.会议组织
召集主持：总支书记
参会：公司领导班子成员，公司各处、室、分指以上负责人，所属单位主要负责人，公司其它相关人员。
承办：办公室
时间：每年年初（年中）
2.会议要求
（1）公司年度（年中）工作会主报告由办公室负责组织起草。专题材料由相关职能部门负责准备，报分管领导审查。会议材料提交总经理办公会议审议。
（2）年度（年中）工作会议召开后15 个工作日内，由办公室分解下达年度（年中）重点工作任务分解。
（四）月度工作例会
1.会议组织
召集主持：总支书记
参会：公司领导班子成员，各处、室、分指负责人。
记录：办公室秘书
承办：综合办公室
时间：每月*日（遇节假日及特殊情况顺延）
2.会议要求
（1）公司月度工作例会材料分别由相关职能部门负责准备，报分管领导审查，办公室汇总。
（2）月度例会会议纪要由总经理签发，印发范围为公司领导班子成员及公司各处室、各分指。办公室负责会议决定事项的督办工作。
（五）领导班子碰头会
1.会议组织
召集主持：总经理
参会：公司领导班子成员，办公室负责人列席。根据会议内容，可由主持人确定其他人员列席。
记录：办公室秘书
承办：办公室
时间：每月一次，月度例会的前一周左右召开。
2.会议要求
（1）会议形成备忘录，不做跟踪督办。
（2）办公室传达重点工作安排精神，各部门据此研究制订下月重点工作安排。
（六）专题会议
1.会议组织
召集主持：公司分管领导
参会：根据会议内容，由主持人确定参加会议的部门及人员。
记录：专业部门工作人员
承办：专业部门
时间：不定期，由分管领导根据工作需要安排。
2.会议要求
（1）会议由有关专业部门负责组织。
（2）会议结束后，由专业部门整理形成会议纪要，由主持会
议的公司领导签发。
四、常用会议管理模板
1.会议策划书模板。
二〇××年×××会
策
划
书
×××处（室）
二〇××年××月××日
分管领导 部门
批准： 审 核： 审核： 起草：
目 录
一、会议目的
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××………。
二、会议议程
时间：20××年××月××日××: ××-××: ××
地点：×××
主持: ×××
参会：×××
会议议程：
1.主持人宣布会议开始
2. ×××× （×分钟）
3. ×××× （×分钟）
4. ×××× （×分钟）
5.主持人宣布年中工作会结束
日程安排
××月××日（星期×）
××: ××（时间） ××（事项）
地点：××
陪同人员（参加人员）：×××、×××
××: ××（时间） ××（事项）
地点：××
陪同人员（参加人员）：×××、×××
××月××日（星期×）
××: ××（时间） ××（事项）
地点：××
陪同人员（参加人员）：×××、×××
××: ××（时间） ××（事项）
地点：××
陪同人员（参加人员）：×××、×××
职责分工
一、××部
1. ××××（事项）。
2. ××××（事项）。
二、××部
1. ××××（事项）。
2. ××××（事项）。
2.会议费用预算书模板。
会议费用预算
一、会议名称：××××
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